Taxi para empresas: cómo funciona la facturación y la cuenta corporativa

Para que la empresa pueda justificar un trayecto en taxi necesita, como mínimo, el justificante de pago; y si quiere tratarlo como gasto deducible, lo habitual es pedir una factura con los datos fiscales de la empresa: razón social, NIF y domicilio. Cuando los viajes son frecuentes, algunas empresas acuerdan con su proveedor una cuenta corporativa que agrupa los trayectos en una factura periódica. Las condiciones de cada proveedor varían, así que pregunta siempre antes qué documentación puede emitir.

En esta guía te explicamos las opciones de forma práctica, para que el departamento de administración y quien viaja sepan qué pedir. Para cuestiones fiscales concretas, consulta con tu asesoría.

• Recibo o ticket. Es el comprobante del pago del trayecto. Sirve como justificante para una nota de gastos, pero no siempre basta a efectos fiscales.
• Factura simplificada. Es un documento más sencillo que la factura completa; según los datos que incluya, puede servir o no para lo que necesita tu empresa.
• Factura completa. Incluye los datos fiscales de quien emite y del destinatario. Es la que normalmente pide una empresa cuando quiere deducirse el gasto.

La clave es pedirla en el momento o al reservar, facilitando los datos de la empresa, en lugar de intentar conseguirla semanas después del viaje.

Es un acuerdo entre una empresa y un proveedor de taxis para centralizar los trayectos. Aunque cada proveedor tiene sus condiciones, suele funcionar así:

• La empresa facilita sus datos fiscales y acuerda la forma de pago.
• Se decide quién puede pedir taxis con cargo a la empresa.
• Los trayectos se agrupan en una factura periódica con el detalle de cada servicio.
• La empresa revisa esa factura y la contabiliza de una vez.

Tiene sentido cuando hay muchos viajes al mes. Si la empresa solo viaja de vez en cuando, suele ser más práctico reservar trayecto a trayecto. Si te interesa centralizar tus traslados al aeropuerto con nosotros, llámanos y te explicamos qué opciones de facturación podemos ofrecerte.

Pago online al reservar

Al hacer la reserva en nuestra página de reserva de taxi al aeropuerto puedes pagar con la tarjeta de la empresa a través de la pasarela segura Redsys. El viajero no tiene que adelantar nada y la empresa tiene el comprobante desde el primer momento.

Pago al conductor

El empleado paga con tarjeta o en efectivo al terminar el trayecto y pide el justificante. El pago con tarjeta en el taxi lo contamos en la obligatoriedad de los pagos con tarjeta.

Precio cerrado: menos trabajo para administración

Con tarifa cerrada por zona, cada trayecto al aeropuerto cuesta lo mismo a la ida y a la vuelta, sin depender del tráfico; desde el interior de la M-30 son 33 €. Revisar los gastos es más fácil cuando no hay importes que varían de un viaje a otro. Puedes consultar las zonas en las tarifas al aeropuerto.

• Qué tipo de factura emite y con qué periodicidad.
• Cómo se identifica a los empleados autorizados.
• Qué detalle aparece de cada trayecto: fecha, origen, destino, pasajero.
• Si los precios al aeropuerto son cerrados o por taxímetro.
• Cómo se gestionan las cancelaciones y los cambios de vuelo.
• Si dispone de vehículos de mayor capacidad para equipos.

Tienes una lista más completa de criterios en cómo seleccionar un servicio de taxi para viajes corporativos, y una visión general de cómo trabajamos con empresas en nuestro servicio de taxi al aeropuerto para empresas. Si aún estás decidiendo si el taxi compensa frente a otras opciones, lee las ventajas del taxi para las empresas.