Taxi pour entreprises : comment fonctionnent la facturation et le compte entreprise

Pour qu'une entreprise puisse justifier un trajet en taxi, il lui faut au minimum le justificatif de paiement ; et si elle veut le traiter comme une dépense déductible, l'usage est de demander une facture aux coordonnées fiscales de l'entreprise : raison sociale, NIF (numéro d'identification fiscale espagnol) et adresse. Lorsque les déplacements sont fréquents, certaines entreprises conviennent avec leur prestataire d'un compte entreprise qui regroupe les trajets sur une facture périodique. Les conditions varient d'un prestataire à l'autre : demandez toujours au préalable quels documents il peut émettre.

Dans ce guide, nous vous expliquons les options de façon pratique, pour que le service administratif et la personne qui voyage sachent quoi demander. Pour les questions fiscales précises, consultez votre conseiller.

• Reçu ou ticket. C'est la preuve du paiement de la course. Il sert de justificatif pour une note de frais, mais ne suffit pas toujours sur le plan fiscal.
• Facture simplifiée. C'est un document plus simple que la facture complète ; selon les données qu'elle contient, elle peut convenir ou non à ce dont votre entreprise a besoin.
• Facture complète. Elle comporte les coordonnées fiscales de l'émetteur et du destinataire. C'est celle que demande normalement une entreprise qui veut déduire la dépense.

L'essentiel est de la demander sur le moment ou lors de la réservation, en fournissant les coordonnées de l'entreprise, plutôt que d'essayer de l'obtenir des semaines après le voyage.

C'est un accord entre une entreprise et un prestataire de taxis pour centraliser les trajets. Chaque prestataire a ses conditions, mais cela fonctionne généralement ainsi :

• L'entreprise fournit ses coordonnées fiscales et convient du mode de paiement.
• On décide qui peut commander des taxis aux frais de l'entreprise.
• Les trajets sont regroupés sur une facture périodique détaillant chaque course.
• L'entreprise vérifie cette facture et la comptabilise en une seule fois.

C'est pertinent quand il y a de nombreux déplacements par mois. Si l'entreprise ne voyage qu'occasionnellement, il est généralement plus pratique de réserver trajet par trajet. Si vous souhaitez centraliser vos transferts vers l'aéroport avec nous, appelez-nous et nous vous expliquerons les options de facturation que nous pouvons vous proposer.

Paiement en ligne à la réservation

En réservant sur notre page de réservation de taxi pour l'aéroport, vous pouvez payer avec la carte de l'entreprise via la passerelle sécurisée Redsys. Le voyageur n'a rien à avancer et l'entreprise dispose du justificatif dès le départ.

Paiement au chauffeur

Le salarié paie par carte ou en espèces à la fin du trajet et demande le justificatif. Nous parlons du paiement par carte en taxi dans l'obligation d'accepter le paiement par carte.

Prix fixe : moins de travail pour l'administration

Avec un forfait par zone, chaque trajet vers l'aéroport coûte le même prix à l'aller et au retour, sans dépendre de la circulation ; depuis l'intérieur de la M-30, c'est 33 €. Il est plus facile de contrôler les dépenses quand les montants ne varient pas d'un trajet à l'autre. Vous pouvez consulter les zones dans les tarifs vers l'aéroport.

• Quel type de facture il émet et à quelle fréquence.
• Comment les salariés autorisés sont identifiés.
• Quel détail figure pour chaque trajet : date, départ, destination, passager.
• Si les prix vers l'aéroport sont fixes ou au taximètre.
• Comment sont gérés les annulations et les changements de vol.
• S'il dispose de véhicules de plus grande capacité pour les équipes.

Vous trouverez une liste de critères plus complète dans comment choisir un service de taxi pour les voyages d'affaires, et une vue d'ensemble de notre façon de travailler avec les entreprises dans notre service de taxi aéroport pour entreprises. Si vous vous demandez encore si le taxi est plus intéressant que d'autres options, lisez les avantages du taxi pour les entreprises.